インターネットを利用した飲食店の予約件数が急速に伸びている。顧客がスマートフォン（スマホ）などから予約日時や人数などを送信すると、瞬時に受け付けの可否を判断してくれる。席の割り振りなど作業の手間を軽くしてくれるのが、サイトの「裏方」として働く予約台帳システムだ。顧客の注文内容や来店頻度の分析機能など便利な機能も付け加えて利用する飲食店獲得競争を繰り広げている。
予約台帳システムってグルメサイトと違うの？
大手ＩＴ（情報通信）企業などが掲載店舗数や記述内容などを競うグルメサイト。ここ数年は、サイトからリアルタイムで予約を受け付けてくれる飲食店も増えた。サイトによっては、予約利用者数が前年比２倍というところもある。
ところで予約台帳システムとは、グルメサイトとどう違うのか。運営会社でいうなら、両方を１社で手掛ける場合もあれば、別々の企業が運営している場合もある。自分の店でホームページを立ち上げているなら、予約台帳システムだけを導入して連動させることも可能だ。また、電話で受けた予約は店で内容を打ち込めるので、一括して管理できる。
スマホやタブレット、情報端末の普及で顧客もリアルタイムで予約が取れたかどうか知りたがる。飲食店も「こっちの席のお客さんを、あっちの席に移動してもらったら、入れるかな？」などと、カレンダーや帳簿をにらんで席の組み合わせを考えなくていい。さらに営業時間外や休業日でも、自動で予約をさばいてくれる強い味方だ。
つまり予約台帳システムは、店の看板の役割も果たすサイトをしっかり支えて、手際よく店を切り盛りする敏腕マネジャーといったところだ。
二重予約、発注ロス解消飲食店の「大変」を解決
すでに予約台帳システムを導入した店舗の反応はどうか。多いのは、「繁忙時間帯の問い合わせ電話が減って、効率があがった」という声。「台帳への書き間違えが減って、二重予約で迷惑をかけることがなくなった」という反応もある。
つまり、今まで業務の合間に受けていた予約から解放されて、厨房は厨房の業務に、ホールは来店客の接客に専念できるのが、第一のメリットだ。店にとってはありがたいことではないが、予約取り消しがあった場合には、スムーズに削除されるので、消し忘れによる発注ロスを防ぐこともできる。
また部屋の数が決まっているホテル予約などとは違い、人数に応じてテーブルをくっつけたり座敷の仕切りを取り払うなどフレキシブルな対応が飲食店の特長。例えば２人掛けテーブルが３脚あるなら、「２人×３組」「２人掛けと４人掛け」「６人掛け」などと前もって組み合わせパターンを登録しておけば、効率よく案内できる。
常連客、繁閑つかんで攻めの経営に転換できる
先ほど予約台帳システムを敏腕マネジャーに例えた。敏腕マネジャーというと、常連客の顔を覚えて来店パターンを熟知して、もてなす。長年の経験が強みだが、こうした経験をデータとして見える化して、不慣れなスタッフとも情報を共有できる攻めの経営のためのツールだ。
例えば予約で埋まった日には、別の店舗からヘルプスタッフを集めて配置することもできよう。反対に予約状況から客の入りが思わしくないと判断すれば、来店してくれた客に手厚くサービスして次回の来店につながるよう先手を打って策を練ったり、常連客に来店を促したりすることもできる。
データはクラウド上で管理。仕入れに出かけた出先でも確認できるので、常連客の予約を確認して顧客の好みの食材を多めに仕入れたり、反対に不入りのときは食材ロスを防ぐために仕入れを減らしたりといった利用も可能だろう。
導入コスト、運用は？不慣れなスタッフも使える
多くの予約管理システムは利用申し込みをした後、手持ちのパソコンやスマホ、タブレットなどに専用アプリケーションソフトをダウンロードして利用する。また一部の運営会社ではタブレットの貸し出しをしたり、専用の端末を貸し出すところもある。また、希望によっては、端末操作の講習会を開いてくれる企業もある。
また店のフロアごとに１台ずつ端末を使いたかったり、チェーン店だと本部で複数の店舗の状況を知りたいときもあるだろう。そういった複数台の利用も可能で、顧客が予約を入れたＡ店が満員なら、系列のＢ店、Ｃ店……を薦めるという利用方法も可能だ。
端末には予約した顧客の名前、人数、時間などが表示されるので、アルバイト店員や他店から応援に来たスタッフでも間違えることは、まずないだろう。また顧客情報の分析など重要情報は、店長やマネジャーら、特定ＩＤを振り分けたスタッフのみが閲覧可能。セキュリティーにも配慮されている。
利用料金は無料の企業もあれば、月額制のところもある。クレジットカードを使った決済システムなど有料のオプションもあるので、何が必要で何が不要か詳細を見比べて、自店の利用目的に見合った予約台帳システムを探そう。
《予約台帳システム利用のメリット》
- 導入はカンタン
端末へのアプリのダウンロードやソフトのインストールをすれば、即日利用もできる
- 煩雑な作業は不要
氏名、予約時間帯、人数など顧客が記入したとおりリアルタイムで反映されるので、転記ミスの心配不要
- 顧客情報で攻めの経営
売り上げ集計、顧客の来店頻度やパターンが一目で分かる。顧客に対応したおもてなしで常連客を増やそう
- 営業時間外でも予約ＯＫ
24時間365日オンラインで予約対応が可能なので、営業機会のロスが防げる
- チェーン店から個人店まで幅広く使える
端末は複数台数でも利用可能。店舗と本部などで使い分けて、複数店舗の状況も把握できる
- 費用負担は最小限
利用料無料の運営会社も。クレジット決済や会計ソフト、在庫管理など有料オプションの豊富な会社もある
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