受注出荷業務と店舗管理業務の効率化で年間2,392時間の作業時間を削減。より本質的な業務にシフトすることでサスティナブルな社会に貢献。

2018.7.11

イーオクト株式会社
管理本部

鴨下 真由美 氏

鴨下 真由美 氏

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 ブランケットから日用品まで、サスティナブルで環境に優しい家庭用品の輸入、卸・販売を手がけるイーオクト株式会社。既存の販売・在庫管理システムの更新のタイミングでファッション業向け販売・在庫管理システム「アラジンオフィス」を中心に、クラウドPOSシステムやECサイト一元管理ソフト「CROSS MALL」を導入し、卸・店舗・ECの一元管理を実現した。その結果、年間2,392時間の作業時間の削減が進み、スタッフは「より本質的な業務」にシフトすることが可能になっている。

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【導入の背景】販売・在庫管理システムが老朽化、「見たい情報が見られない」などの不満が続出

 “サスティナブルな社会を作る”をミッションに、「デザイン」「ファンクション」「サスティナブル」の3つをキーワードのもと、環境に優しい製品の輸入・卸・販売を手がけるイーオクト。これらの事業には、「今日をしあわせにするモノ、100年後もしあわせにするモノ」という願いが込められている。2018年6月にはスウェーデンのFreedesk社製のオフィス向け昇降式デスク「デスクライザー」を発売。今あるデスクの上に置くだけで立ったり、座ったりしながらのアクティブデスクワークを実現し、健康経営につながる新たな働き方を提案している。

 同社は、これらの商品を北欧から輸入して、国内の小売店、卸企業への卸売事業をメインで展開するほか、直営店「エコンフォート」本店とECサイト「エコンフォート」を運営する。

 1987年の創業以来、着実に成長を続ける同社だが、販売や在庫を管理するシステムは老朽化が進み、事業の規模に合わないものになっていた。管理本部 の鴨下真由美氏は「業務部門からは、見たい実績が自由な切り口で見られない、受注から売上までの処理が分断されていて業務処理に時間がかかる、マスター情報が限られていて使えない、店舗とECサイトの売上が別々の管理で集計に負担がかかるなどの声が寄せられていました」と振り返る。

 同社のように、取り扱いのブランドやアイテムが多い場合、できる限り幅広い切り口で実績データを見たいが、既存システムは3つの切り口しか設定できず、結果としてスタッフが自ら加工するなどの手間が発生していた。そこで同社は、既存システムのリース切れを機にリプレースを検討し、新たなシステムの選定に入った。

 

 

【導入の決め手】業務課題を深く分析し、業務時間の削減効果を具体的に提示するアイルの営業提案を評価

 選定については、まず5社のベンダーに見積もりを依頼して検討。最終的に2社に絞った中からアイルのファッション業界向け販売・在庫管理システム「アラジンオフィス」と、クラウドPOSシステム、ECサイト一元管理ソフト「CROSS MALL」を採用した。「店舗、EC、卸の売上がすべて自動で一元的に管理できるところが大きな決め手となりました」と鴨下氏は語る。

 また、アイルの営業担当者の提案がわかりやすかったことも、実現イメージをつかむうえで大いに役立ったという。
「アイルの営業さんには、当社の現状の業務課題を深く分析していただきました。システムのリプレースによって業務がどれだけ変わるのか、業務にかかっている時間がどれだけ削減できるのか、といったことをプレゼンしていただき、“ここまでやってくれるのか”という驚きがありましたね」(鴨下氏)

 実際、同社でもアイルの提案資料をベースに社内の各部署に対してヒアリングを実施して、システム化によって現状の作業の1,965時間分が削減できると試算した。それらの内容をもとに、全員と代表が集まる社内会議でプレゼンを実施して、全員の賛同と署名を得てから最終的な導入を決めた。管理本部 マネージャーの北村幸子氏は「全員が共通認識を持ったことで、システム化による業務の効率化に対する意識が高まりました」と語っている。

 導入作業は2016年4月から着手。2016年12月より「アラジンオフィス」とクラウドPOSシステムの本稼働を開始した。その後、2017年4月に「CROSS MALL」が稼働を開始している。導入時は以前まで Excelで管理していた輸入諸掛の按分、委託倉庫への出荷データ送信などの機能を、アラジンオフィスにカスタマイズで追加し、システム内で業務が効率的に回るようにした。

 

 

【導入の効果】卸・店舗・ECの一元管理が実現

 「アラジンオフィス」、クラウドPOSシステム、「CROSS MALL」の3つのシステムが連携した結果、卸・店舗・ECの一元管理が実現した。実績については仕入、マーケティング、営業、受注・出荷、経理、店舗などそれぞれの担当がブランド別、取引先別など複数の切り口を設定していつでも自由に見られるようになっている。財務面においては、売掛金と回収状況が即座に見られるようになった効果は大きいという。北村氏は「従来は半日かかりでExcelのデータを手作業で集計して回収予定日を計算していましたが、現在は15分程度で終わります。回収予定日の集計機能は、計画的な資金調達に役立っています」と話している。

 業務の改善については、受注・出荷処理の作業時間の短縮効果が大きい。1つは、データの抽出や実績表の作成作業が簡単になったことだ。以前はデータの加工に2時間を要していたが、現在は一括で出力ができるようになった。日々の受注処理においても、従来は手作業が中心のため手入力で1時間はかかっていたが、現在はExcelのインポートでわずか5分で終了する。受注処理でミスがあった時の確認作業にも時間が取られなくなった。受注から売上までのデータのリレー業務もそれまでは手入力で行っていたため、従来まで4人で20分かけていた作業が、現在は1人の担当者だけで5分から10分で終了するという。また、出荷予定日の確認漏れなどヒューマンエラーも削減されたことで、緊急対応も削減されてきている。

 

 「従来のシステムでは、受注・出荷の処理だけでほぼ1日が終わっていましたが、アラジンオフィス導入後は半日で終わるようになりました。その結果、受注・出荷チームに新たな業務が加わり、得意先への提案や営業活動の商談を行ったり、商品開発の会議に参加したりすることができるようになりました」と営業本部 営業部 営業管理の並木渓子氏は語っている。

 同じく、店舗業務においても大幅な作業時間の短縮が実現した。倉庫内の在庫状況は、店舗からも見られるため、お客様からの注文の問い合わせに対しても即座に回答ができる。ecomfort本店 店長の今井玲奈氏は、「実店舗とECサイトの両方の在庫状況が把握できるようになり、欠品のリスクも解消されました。店舗からの商品発注についても、Excelデータで本部の受注業務担当に渡すことで、新たな業務負荷が発生することなく発注ができています」と話す。

 これらの効果により、当初の想定以上に作業時間の削減ができた。鴨下氏は「導入して1年間の実績を測定した結果、導入前に試算した1,965時間を400時間上回る2,392時間の作業時間削減につながりました」と語っている。

 「操作がわからない際も、アイルのサポートセンターに問い合わせることで、ほとんどが解決できます。特にアイルのサポートの場合、遠隔操作で実際に使っている画面を見ながら確認していただけるため、解決もスピーディです。過去の問い合わせ履歴もアイルの内部で共有されていて、前回までの内容を踏まえたうえで的確な回答がいただけます」(並木氏)

 

【今後の展開】ITによる効率化をさらに進め、人間はより本質的でクリエイティブな業務にシフト

 今後については、受発注業務のさらなる効率化に向けて、企業間の受発注をWeb化する「アラジンEC」や、オムニチャネルに向けた顧客管理システムの導入も検討している。

 今回の「アラジンオフィス」を中心とした一連のシステム導入や、業務のIT化について代表取締役の髙橋百合子氏は「人がクリエイティブに向かうことを支援するためのツール」と位置付け、さらなるレベルアップに期待を寄せている。

 

 「機械化できるルーチンワークのような領域は極力ITに任せ、人間はより本質的な仕事に向かっていくことが重要です。特に当社の場合、女性社員の比率が高く、私たちのミッションとして、女性が社会の中で責任を持つ立場に就き、精神的にも経済的にも自立しながら自分の人生を豊かなものにしていくことを掲げています。それを実現するためにも、ITには本質的でクリエイティブな能力を高めるためのサポートを期待しています」(髙橋氏)

 



【会社概要】
会社名:イーオクト株式会社
代表者:髙橋 百合子
所在地:東京都渋谷区神宮前5-38-15
創業:1987年9月8日(2011年にイーオクトに社名変更)
URL:  https://www.ecomfort.jp/
事業内容:サスティナブルで環境にやさしい製品の輸入・卸、デザインの企画、制作および販売

 

 

<お問い合わせ先>

 株式会社アイル マーケティング企画
 〒105-0011 東京都港区芝公園2-6-3 芝公園フロントタワー
 TEL: 0120-356-932 (お問い合わせ窓口 受付時間/平日 10:00~12:00、13:00~17:30)
 URL:  https://aladdin-office.com/

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